Mẹo thiết kế phòng họp

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, phòng họp thường có nhiều công dụng. Nó có thể là một thiết lập chính thức cho các cuộc họp hội đồng quản trị hoặc thuyết trình cho các khách hàng quan trọng. Căn phòng có thể được sử dụng cho các buổi động não, nơi các thành viên nhóm họp lại với nhau cho các cuộc họp dài hơn như trong quá trình lập kế hoạch chiến lược hàng năm. Nó có thể có một chức năng xã hội là tốt, tổ chức các bữa tiệc sinh nhật hoặc các sự kiện ăn mừng khác. Càng ngày nó được sử dụng cho hội nghị truyền hình, kết nối công ty với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên của mình đang trên đường.
 
 
Những thứ cơ bản
 
Xác định công suất tối đa – số lượng lớn nhất các cá nhân sẽ tham dự các cuộc họp. Nếu bạn muốn không gian cho 32 người, bạn sẽ cần một căn phòng với kích thước tối thiểu 32 feet x 14 feet. Bạn rất có thể đã tham gia một cuộc họp trong một phòng họp chật chội, chật chội khiến bạn cảm thấy như thể bạn không thể đợi đến buổi họp kết thúc. Trong việc thiết kế phòng họp của bạn, hãy đảm bảo có đủ chỗ cho những người tham dự đứng dậy và di chuyển. Có thể có những lúc thuận lợi khi chia tay thành các nhóm đàm thoại nhỏ hơn trong cuộc họp. Không có nhiều ghế xung quanh bàn phòng họp mà mọi người cảm thấy khuỷu tay để khuỷu tay. Sự thoải mái là quan trọng trong các yếu tố thiết kế phòng họp mà bạn chọn. Ghế đặc biệt phải có đệm bọc nệm, rộng rãi và có lưng.
 
BIA PARAGON
 
 
Hình ảnh công ty
 
Bạn có thể có những người từ bên ngoài công ty của bạn tham dự hội nghị trực tiếp, hoặc bạn có thể mời họ tham gia bằng điện tử thông qua hội nghị truyền hình. Dù bằng cách nào, thiết kế và trang trí của căn phòng sẽ ảnh hưởng đến cách họ xem công ty của bạn. Hãy suy nghĩ về hình ảnh bạn muốn truyền đạt. Nếu bạn là một công ty nhỏ nhưng hợp thời trang, tiên tiến, bạn có thể có một phong cách trang trí hiện đại, ấn tượng hơn với màu sắc táo bạo hơn, hình dạng ghế bất thường và tác phẩm nghệ thuật nổi bật. Hãy cẩn thận khi sử dụng màu sắc và hình dạng quá đậm – chúng có thể thu hút sự chú ý từ bản trình bày bạn đang thực hiện. Bàn ghế kiểu truyền thống, trang nhã là những lựa chọn phổ biến nhất cho hầu hết các doanh nghiệp nhỏ.
 
BIA PARAGON
 
 
 
Hiệu quả hội nghị
 
Thiết kế phòng họp để người tham dự không phải rời khỏi phòng để chăm sóc các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp. Cài đặt cổng điện thoại và cổng dữ liệu trong phòng. Máy tính xách tay, máy in và máy fax cũng thường được bao gồm trong thiết kế. Màn hình âm thanh / hình ảnh có thể được cài đặt vĩnh viễn hoặc di động. Các bảng trắng có các điểm đánh dấu xóa được từ lâu đã là các mặt hàng phòng họp, nhưng bạn cũng có thể cài đặt “bảng thông minh” hoặc bảng trắng điện tử để lưu thông tin bạn đánh dấu vào các tệp kỹ thuật số, loại bỏ nhu cầu sao chép trong cuộc họp.
 
 
Cấu hình bảng
 
Lựa chọn bao gồm bảng phòng họp tiêu chuẩn – một bàn hình chữ nhật hoặc hình bầu dục với những chiếc ghế đặt quanh nó. Các biến thể về điều này bao gồm hình chữ U và hình chữ V. Bạn có thể thích một phong cách lớp học, thường thấy ở các hội nghị kinh doanh ở khách sạn, trong đó một loạt các bảng hình chữ nhật nhỏ hơn được đặt cách nhau để tất cả những người tham dự phải đối mặt với phía trước của căn phòng, nơi bục giảng. Hai hoặc ba người ngồi ở mỗi bàn. Phong cách này cho phép mọi người dễ dàng đứng dậy và rời khỏi phòng và quay trở lại. Một lựa chọn khác là hình chữ nhật rỗng, với các bảng nhỏ hơn được thiết lập để chúng được nối với nhau ở cuối cùng với một khoảng trống ở giữa bên trái mở. Phong cách này được cho là tạo điều kiện hợp tác.
 
 
Tiện nghi
 
Có một bàn ăn tự chọn với tủ được xây dựng trong cung cấp cho bạn một bề mặt để phục vụ đồ uống hoặc đồ ăn nhẹ và cho phép bạn tiếp tục phục vụ các món ăn, thủy tinh và dao kéo gọn gàng bỏ đi khi không sử dụng. Đặt một tủ lạnh nhỏ trong phòng họp, do đó bạn không phải đưa ai đó ra khỏi phòng để mang đồ ăn nhẹ vào, và vì vậy bạn có thể cung cấp nhiều loại đồ uống hơn.
 
 
Hội nghị truyền hình
 
Thiết kế ánh sáng đặc biệt quan trọng đối với một phòng hội thảo nơi thường xuyên tổ chức hội nghị truyền hình. Môi trường nên được chiếu sáng đồng đều để giảm thiểu tối trong các hình ảnh để tất cả những người tham gia có thể được nhìn thấy rõ ràng. Nên sử dụng đèn huỳnh quang khuếch tán. Để tránh ánh sáng chói từ ánh sáng mặt trời, hãy thiết lập phòng trong khu vực của tòa nhà không có cửa sổ hoặc lắp đặt rèm được thiết kế để làm tối hoàn toàn căn phòng. Các khu vực trong tầm nhìn của máy ảnh không nên lộn xộn với các đối tượng như tác phẩm nghệ thuật, thực vật hoặc các phương pháp điều trị tường với các mô hình bận rộn. Điều này có thể làm giảm chất lượng video bằng cách khiến công nghệ nén video về cơ bản làm việc chăm chỉ hơn để nắm bắt rõ ràng hình ảnh của những người trong phòng. Đảo ngược – âm thanh dội ra khỏi bề mặt cứng – có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh. Giải pháp là đặt vật liệu hấp thụ âm thanh lên trần nhà, tường và sàn nhà. Các bảng hình chữ U hoặc hình chữ V hoạt động tốt – mỗi người tham gia có thể dễ dàng nhìn thấy trên máy ảnh.
 
 
 
Tích hợp công nghệ
 
Bất cứ ai đã từng đưa ra một bài thuyết trình quan trọng lo ngại rằng một cái gì đó sẽ đi sai với công nghệ mà anh ta đang sử dụng. Âm thanh sẽ không hoạt động trên cuộc gọi hội nghị truyền hình, hoặc anh ấy không thể tải bản trình bày trên máy tính xách tay của mình để hiển thị trên màn hình phía trên. Bên cạnh sự bối rối, những snafus kỹ thuật này có thể làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn mất uy tín với những người bạn gặp và cố gây ấn tượng. Giải pháp là tích hợp các yếu tố công nghệ vào một điều khiển “bảng điều khiển cảm ứng” dễ sử dụng như điều khiển từ xa của TV. Ví dụ, nếu bạn muốn làm một bài thuyết trình trong phòng, bạn chỉ cần chạm vào nút đó trên bảng điều khiển và hệ thống sẽ chăm sóc phần còn lại. Màn hình chiếu được hạ xuống, máy chiếu được bật, các cửa sổ được đóng lại và bản trình bày được hiển thị trên màn hình.

Bình luận